やることが多すぎる日は「3つだけ」決める。1日のタスクの絞り方

やることが多いと、なぜ進まないのか

やることリストが長いと、それだけで頭が疲れてしまいます。リストを見るたびに「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」と考えて、目の前の作業に集中できません。

さらに、タスクがたくさんあると、つい簡単ですぐ終わるものから手をつけがちです。メール返信や小さな事務作業をこなすと、仕事をした気になれるからです。でも、本当に進めるべき大事な仕事は、後回しになったままです。

「3つだけ」決めるメリット

迷う時間が減る

今日やることが3つに決まっていれば、「次は何をしよう」と迷う時間がなくなります。1つ終わったら次へ、とシンプルに進められます。

大事な仕事が確実に進む

3つを選ぶときには、自然と「本当に大事なのはどれか」を考えます。その結果、後回しにしがちだった重要な仕事に、毎日少しずつ手をつけられるようになりました。

1日の終わりに達成感がある

20個のうち8個終わった、という日は「12個残っている」と感じてしまいます。でも、3つ決めて3つ終われば「今日はやり切った」と思えます。この達成感が、次の日の意欲につながります。

毎朝の「3つの決め方」

私は毎朝、仕事を始める前の5分で次のことをしています。

1. やることを全部書き出す：頭の中にあるものも含めて、リストにすべて書き出します。
2. 締め切りが近いものに印をつける：今日や明日が締め切りのものを確認します。
3. 「今日進めると一番ラクになるもの」を選ぶ：締め切りだけでなく、早く進めておくと後がスムーズになるものも候補に入れます。
4. 3つに絞って、別の紙に書く：選んだ3つは、付箋やメモに書いてデスクの見える場所に貼っておきます。

3つの選び方のコツ

• 大きな仕事は1つまで：重い仕事を3つ選ぶと、1日では終わりません。大きな仕事1つと、中くらいの仕事2つくらいがちょうどいいバランスです。
• 「進める」ではなく「終わらせる」形で書く：「企画書を進める」ではなく「企画書の構成を決める」のように、終わりがわかる書き方にします。
• 残りのタスクは「余裕があればやる」に：3つ以外のタスクは消すのではなく、3つが終わったあとに取り組む予備のリストにしておきます。

予定どおりにいかない日もある

急な依頼や会議が入って、3つが終わらない日もあります。そんな日は、無理に全部終わらせようとせず、終わらなかったものを翌日の候補に回します。

大切なのは、毎日「今日の3つ」を意識すること。完璧にこなすことではありません。

1日の終わりに5分、振り返りをする

「3つだけ決める」習慣をさらに効果的にしてくれたのが、1日の終わりの振り返りです。仕事を終える前の5分で、次のことをしています。

3つが終わったかを確認する

まずは朝決めた3つが終わったかどうかを確認します。終わったものには線を引いて消します。この瞬間が、1日の中でいちばん気持ちのいい時間です。

終わらなかった理由を一言メモする

終わらなかったものがあれば、その理由を一言だけメモします。「急な会議が入った」「思ったより時間がかかった」など、簡単なもので十分です。これを続けると、自分が時間を読み違えやすい仕事の傾向が見えてきます。私の場合は、資料作りの時間をいつも短く見積もりすぎていることに気づきました。

明日の3つの候補を書いておく

最後に、明日の3つの候補を書き出しておきます。朝に一から考えるより、前日のうちに候補があるほうが、朝の5分がぐっとスムーズになります。翌朝は、候補を見直して最終決定するだけです。

振り返りは短く、責めない

振り返りの目的は、反省することではなく、次の日をラクにすることです。終わらなかった日があっても、自分を責めずに「明日に回そう」と考えるくらいがちょうどいいと思っています。

明日の朝、まずは3つ書き出してみよう

やることが多すぎるときほど、やることを減らす。少し逆説的ですが、それが一番確実に仕事を進める方法だと感じています。

明日の朝は、仕事を始める前に5分だけ時間をとって、「今日必ず終わらせる3つ」を紙に書いてみてください。1日の進み方が、きっと変わるはずです。